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Elektronisches Antragsverfahren OASE und Web-SOWA

Seit dem 16.08.2023 ist das elektronische Antragsverfahren für die Förderung aus dem Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP) bei Tandem möglich.

Anträge können weiterhin in Papierform im bisherigen Verfahren gestellt werden.

Antragsteller nutzen hierfür das Portal OASE, um Anträge ab dem Förderjahr 2024 zu stellen oder abzurechnen. Das Handbuch für OASE finden Sie hier.

Tipp: Da die jeweiligen Anträge an die registrierte E-Mail-Adresse gebunden sind, nutzen Sie für die Registrierung bitte eine E-Mail-Adresse, auf die auch Ihre Stellvertretung bei Bedarf zugreifen kann.

Zentral- und Länderstellen bearbeiten Anträge in Web-SOWA. Eine Installationsanleitung und der Zugang können bei Marius Meier (meier@tandem-org.de) angefordert werden.

Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen SOWA- und OASE-Systeme von ConAct, DPJW, Stiftung DRJA und Tandem unabhängig voneinander arbeiten.

Aus diesem Grund benötigen Sie als Zentral- bzw. Länderstelle sowohl den jeweiligen Client als auch einen separaten Zugang.

Ihre Ansprechperson:

Marius Meier

Mobil: +49 173 57 75 939

E-Mail: meier(at)tandem-org(dot)de

Formblätter und Unterschriften

Wir freuen uns Sie über die folgenden Neuerungen hinsichtlich der Nutzung von Formblättern im Rahmen des Antragsverfahrens informieren zu können und hoffen, dass dies die Bearbeitung Ihrer Anträge erleichtern wird. Bitte leiten Sie die für die Letztempfänger:innen relevanten Informationen an diese weiter.

Der folgende Ablauf beschreibt die Antragstellung mittels SOWA/OASE. Wenn Sie einen Papierantrag stellen klären Sie den Umgang mit Formblättern bitte mit der zuständigen Fach- und Förderstelle.

Durch die Nutzung von SOWA und OASE gibt es Formblätter die entfallen und somit nicht mehr eingereicht werden müssen,da diese durch die Software erstellt und hinterlegt werden. Unten lesen Sie, für welche Formblätter das gilt. Darüber hinaus gibt es Formblätter die weiterhin eingereicht werden müssen. Dies muss aber nicht mehr in postalischer Form geschehen, stattdessen können die Formblätter unterschrieben und digital eingereicht werden. Hierzu können die Letztempfänger:innen in OASE, die vorgesehenen Felder bei der OASE Antragstellung und  die Funktion Dokumente Hochladen nutzen.

Für die Zentral- und Länderstellen besteht die Möglichkeit in SOWA selbst Dokumente hochzuladen.

Antragstellung in OASE durch die Letztempfänger:innen

Die Antragstellung durch die Letztempfänger:innen erfolgt über OASE. Die notwendigen Formblätter werden dabei, bis auf wenige Ausnahmen, durch OASE erstellt und an die ausgewählte Länder- und Zentralstelle übermittelt.

Es entfällt das Formblatt A2-AMB (Internationale Jugendarbeit - Antrag für Vorhaben in Sonderprogrammen), da dieses durch OASE erstellt und an SOWA übermittelt wird.  Wir empfehlen hier nur, in digitaler Form, die unterschriebene Seite von Letztempfänger:innen einzufordern.

Ebenso entfallen die Projektspezifischen Formblätter:

  • AV3-K (Kleinaktivitäten - Kosten- und Finanzierungsplan)

  • AV-K1 (Kosten- und Finanzierungsplan Sonstige Aktivitäten und Vorhaben, hier: Veranstaltungen)

  • AV-K3(Kosten- und Finanzierungsplan Sonstige Aktivitäten und Sondervorhaben, hier: Publikationen)

Sammelantragsstellung durch die Zentral- und Länderstelle

Bei der Sammelantragstellung durch Zentral- und Länderstellen mittels SOWA, entfallen die folgenden Formblätter, da diese Daten durch die Software hinterlegt werden:

  • AV2-Z (Zusammenstellung Internationale Begegnungen)

  • AV5 (Sonstige Aktivität (SoA))

Es müssen weiterhin folgende, unterschriebene, Formblätter eingereicht werden, wobei diese digital eingereicht werden müssen. Die Dokumente werden im Sammelantrag als Antragsdokumente hochgeladen.

  • S (Stammblatt)

  • AV (Gesamtantrag)

  • AV2 (Internationale Begegnung)

Mittelabruf durch die Zentral- und Länderstelle

Mittelabrufe müssen mittels unterschriebenen digitalen Formulars erfolgen, hierzu wird folgendes Formular verwendet:

  • RM (Rechtsbehelfsverzicht / Einräumung Nutzungsrechte / Mittelanforderung)

Das Formular kann als Anhang zum Mittelabruf in SOWA hochgeladen werden.

Verwendungsnachweis in OASE durch die Letztempfänger:innen

Letztempfänger:innen erstellen den Verwendungsnachweis über OASE. Wie schon beim Antrag wird das notwendige Formblatt durch OASE erstellt und hinterlegt. Und wir empfehlen nur die Seite mit der Unterschrift anzufordern.

  • A2-AMB (Internationale Jugendarbeit - Antrag für Vorhaben in Sonderprogrammen), hier in der Nutzung als Verwendungsnachweis.

Folgende Formblätter müssen unterschrieben und digital eingereicht werden. Die Formblätter können in OASE hochgeladen werden.

  • V-Bli (Belegliste) – Hier kann von der Form abgewichen werden, solange alle notwendigen Angaben (Belegnummer, Datum, Kosten, Auszahlungsbetrag) enthalten sind.

  • L (Liste der Teilnehmenden) – Das Original muss zu Prüfungszwecken für 5 Jahre aufbewahrt und auf Anforderung vorgelegt werden.

  • M (Statistische Angaben)

Gesamtverwendungsnachweis durch die Zentral- und Länderstelle

Durch die Antragstellung in SOWA entfallen die folgenden Formblätter, da diese Daten durch die Software erstellt werden.

  • AV2-Z (Zusammenstellung Internationale Begegnungen)

  • AV5 (Sonstige Aktivität (SoA))

Die folgenden Formblätter müssen beim Gesamtverwendungsnachweis digital und unterschrieben eingereicht werden. Die Dokumente werden im Sammelverwendungsnachweis als Antragsdokumente hochgeladen:

  • AV (Gesamtverwendungsnachweis)

  • AV2 (Internationale Begegnung)

 

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